Wat is ISO?

Uw organisatie is een systeem of samenwerkingsverband van mensen die gezamenlijk een doel nastreven zoals het leveren van producten of diensten. Een organisatie kan bijvoorbeeld een bedrijf zijn, een overheidsinstantie, of een vereniging.  Zo een organisatie is een samenbundeling van kennis en vaardigheden.
Een organisatie heeft vaak de vorm van een bedrijf, instituut, instantie, vennootschap of stichting en is opgezet en ingericht volgens een bepaalde constructie om bepaalde doelstelling te bereiken. Het inrichten van uw organisatie volgens de ISO 9001 norm maakt het managen van personeel en processen eenvoudiger.
ISO certificering is een onderzoek of deze organisatie voldoet aan de eisen die in een bepaalde ISO-norm zijn vastgelegd. U kunt kiezen voor certificatie uit de wereldwijd erkende normen voor bijvoorbeeld kwaliteit, milieu, gezondheid of informatiebeveiliging. Dit onderzoek wordt uitgevoerd middels een certificatie-audit door een onafhankelijke geaccrediteerde certificatie-instelling, soms wordt eerst een proef-audit uitgevoerd. Voldoet u aan deze eisen dan wordt het betreffende ISO certificaat uitgereikt. Met het ISO certificaat kunt u aantonen dat uw organisatie in staat is processen en producten continu te analyseren en verbeteren en daarmee het vertrouwen van klanten te winnen en geeft concurrentievoordeel.

ISO certificering

Voor ISO certificering heb u keuze uit verschillende normen zoals de ISO 9001 voor kwaliteit, de ISO 14001 voor milieu en de ISO 27001 voor informatieveiligheid. Voor de formele ISO certificatie wordt vaak een nulmeting uitgevoerd. ISO certificatie op basis van de ISO normen gebeurt door certificerende instellingen.
Deze instellingen zijn geaccrediteerd door de Raad van Accreditatie (RvA).
ISO certificering bestaat uit twee fasen: een vooronderzoekfase en een implementatiefase. Het ISO certificaat wordt toegekend als de certificerende instelling constateert dat u aan alle normeisen voldoet.
Het ISO 27001 certificaat bestaat uit een driejarige cyclus. Het ISO certificaat blijft die drie jaar geldig onder voorwaarde dat uw organisatie tijdens de ieder jaar terugkerende audits nog aan alle eisen blijft voldoen. Dit houdt in dat u, als u het certificaat heeft behaald, drie jaar gecertificeerd bent Na drie jaar moet een onafhankelijke certificatie instelling opnieuw controleren of u aan alle eisen voldoet.
Met een ISO certificering laat u zien dat u voldoet aan alle eisen die in een specifieke norm worden gesteld. Het ISO certificaat geeft uw klanten zekerheid dat uw organisatie professioneel omgaat met de in de norm genoemde onderwerpen. Het ISO certificaat draagt bij aan uw imago in de markt, levert nieuwe opdrachten op en geeft toegang tot nieuwe aanbestedingen.

 

ISO certificering praktische invoering

ISO certificering kost tijd, moeite en geduld. ISO certificering is geen wondermiddel maar zorgt voor discipline en consistentie in de bedrijfsvoering. ISO certificering opstarten is dan ook een beslissing op het hoogste niveau binnen het bedrijf.

ISO certificering praktisch opzetten betekent dat je een goed kwaliteitsysteem implementeert dat doeltreffend functioneert en bijdraagt aan de kwaliteit en efficiency van je organisatie en waarmee je producten levert die zorgen voor klanttevredenheid.

Hieronder geven we een aantal praktische aanwijzingen om ISO certificering effectief en werkbaar op te zetten. 

1. Begin bij de praktijk, niet bij de norm

• Analyseer eerst hoe je organisatie nu werkt voordat je de norm erbij pakt en kijkt hoe je aan de regels moet voldoen.
• Breng de beheersing van bestaande processen, documenten, overlegstructuren en controles in kaart.
• Pas de norm toe op wat er al is, in plaats van alles om te gooien om aan de norm te voldoen.

2. Maak procedures eenvoudig en visueel

• Vermijd wollige of lange teksten. Gebruik waar mogelijk flowcharts, checklists en visuele instructies.
• Houd procedures kort: wat moet er gebeuren, wie is verantwoordelijk, wanneer, en hoe wordt dat vastgelegd.

3. Integreer kwaliteitsdenken in dagelijkse werkzaamheden

• Koppel kwaliteitsmanagement aan werkoverleggen, projectvergaderingen of toolbox-meetings.
• Laat medewerkers verbeteringen aandragen via een laagdrempelig systeem (bv. een ideeënbus, app of formulier).

4. Beperk de documentatie tot wat nodig is

• Vraag bij elk document: draagt dit bij aan beheersing of verbetering? Zo niet, dan schrappen of vereenvoudigen.
• Geef medewerkers toegang tot alleen die documenten die voor hen relevant zijn.

5. Zorg voor draagvlak bij medewerkers

• Leg de voordelen uit: minder fouten, minder herstelwerk, veiliger, duidelijker verantwoordelijkheden.
• Betrek medewerkers bij het opstellen van werkinstructies of het verbeteren van processen.

6. Automatiseer waar mogelijk

• Denk aan automatische herinneringen voor kalibraties, trainingen of audits.
• Gebruik bijvoorbeeld Excel met ingebouwde waarschuwingen of een digitaal meldsysteem voor afwijkingen.

7. Koppel doelen aan strategisch beleid

• Zorg dat de kwaliteitsdoelen niet op zichzelf staan, maar voortkomen uit en bijdragen aan het strategisch plan.
• Houd de voortgang bij op een manier die al in gebruik is (bijvoorbeeld via dashboards of projectmanagementtools).

8. Audits en reviews als leermomenten

• Processen worden gevalideerd door middel van evaluatie van de resultaten.
• De organisatie toetst met interne audits of processen worden uitgevoerd zoals afgesproken en voert keuringen uit als tests voor het voldoen aan de kenmerken.
• Gebruik interne audits om samen te leren en te verbeteren, niet alleen om af te vinken.
• Maak de directiebeoordeling onderdeel van normale managementbeoordelingcyclus, bijvoorbeeld kwartaalreviews.

ISO certificering historie opbouwen

ISO certificering historie opbouwen
ISO certificatie vraagt om met voorbeelden zoals documenten, digitale aanwijzingen of andersoortige informatie, het werken volgens de in de norm opgenomen eisen, op een logische wijze, glashelder en onweerlegbaar aan te tonen. Om deze aantoonbaarheid te realiseren moet tenminste drie maanden historie worden opgebouwd van het dagelijks werken volgens de regels.
Zodra u deze aantoonbaarheid gedurende drie maanden kunt realiseren kan het systeem worden beoordeeld op goede werking.
Deze historie van het gebruik vraagt niet om nieuwe schriftelijke documentatie op te bouwen of formulieren te gebruiken maar juist wel om creativiteit, nieuwe ideeën en soms ongebruikelijke, maar juist wel praktische, oplossingen.
Praktische oplossingen voor deze aantoonbaarheid van het juiste gebruik tijdens een bepaalde periode zijn gelukkig onderdeel van de ervaring bekwaamheid en kennis van de ISOMANAGEMENT adviseurs. 

ISO certificering behalen

ISO certificering betekent dat u in staat bent te laten zien dat u voldoet aan alle normeisen. Het ISO certificaat is een officiële erkenning in de vorm van een schriftelijke verklaring van de positieve eigenschappen van  een organisatie en garandeert de naleving van internationaal geaccepteerde standaarden. 
Wanneer het volledige kwaliteitsmanagementsysteem gereed is kan het ISO certificaat worden aangevraagd bij een betrouwbare certificatie instelling als verklaring van het voldoen aan de eisen. ISO certificering is de initiële audit door een geautoriseerde geaccrediteerde externe certificatie instelling. De externe audit wordt uitgevoerd conform de vastgestelde eisen van de RvA. Accreditatie is de autorisatie van de certificatie instelling door de RvA.
De certificatie instelling beoordeelt of u werkt conform de richtlijnen van een specifieke ISO norm zoals de NEN-EN-ISO 9001 en verifieert het voldoen aan alle eisen. Het ISO certificaat wordt verleend als u werkt conform alle eisen van de internationaal erkende norm.  Certificaat toont aan dat het managementsysteem aan bepaalde eisen voldoet. Het ISO certificaat wordt door de certificatie instelling geregistreerd als een formele vastlegging van een positieve beoordeling.

ISO certificering voordelen

ISO-certificering biedt organisaties tal van voordelen op het gebied van kwaliteit, efficiëntie, klanttevredenheid en concurrentiepositie. Twaalf van de belangrijkste voordelen worden hieronder toegelicht:

1. Bevordering van ethisch en verantwoord ondernemen.
ISO-certificering stimuleert ethisch gedrag en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Door te voldoen aan erkende normen, tonen organisaties aan dat zij transparantie en integriteit hoog in het vaandel hebben staan.

2. Naleving van wet- en regelgeving. 
Een ISO-certificaat helpt organisaties bij het voldoen aan nationale en internationale normen op het gebied van kwaliteit, arbeidsomstandigheden, milieu en veiligheid. Het fungeert als een objectief bewijs van conformiteit voor klanten, partners en toezichthouders.

3. Vertrouwen en geloofwaardigheid.
Certificering toont aan dat een organisatie, product of dienst voldoet aan internationaal erkende standaarden. Dit versterkt het vertrouwen van klanten en andere belanghebbenden en draagt bij aan een positieve reputatie.

4. Structuur en samenhang in het managementsysteem.
De ISO-standaard biedt een duidelijke en uniforme structuur voor het inrichten van het managementsysteem. Dit leidt tot betere interne organisatie, overzichtelijkheid en onderlinge afstemming tussen processen.

5. Selectievoordeel voor klanten.
Voor opdrachtgevers en klanten vergemakkelijkt ISO-certificering de selectie van betrouwbare leveranciers. Het certificaat fungeert als kwaliteitsgarantie en biedt houvast bij het maken van inkoopbeslissingen.

6. Instrument voor procesoptimalisatie.
ISO-certificering biedt het management een krachtig hulpmiddel om processen te analyseren en continu te verbeteren. Het draagt bij aan het verhogen van de efficiëntie, het reduceren van verspilling en het realiseren van kostenbesparingen.

7. Continu verbeteren en marges verhogen.
De principes van ISO-certificering bevorderen een cultuur van continue verbetering. Door systematisch fouten te signaleren en te corrigeren, verbeteren processen en stijgt het kwaliteitsniveau. Dit leidt uiteindelijk tot hogere winstmarges en klanttevredenheid.

8. Concurrentievoordeel.
Binnen concurrerende markten kan ISO-certificering een onderscheidende factor zijn. Het versterkt het imago van de organisatie, ondersteunt marketingstrategieën en biedt een voorsprong ten opzichte van concurrenten zonder certificering.

9. Voorkomen van fouten en tijdig bijsturen.
ISO-certificering zorgt ervoor dat afwijkingen sneller worden gesignaleerd. Hierdoor kan tijdig worden bijgestuurd en kunnen preventieve maatregelen worden genomen om herhaling van fouten te voorkomen.

10. Commerciële meerwaarde.
Het ISO-certificaat draagt bij aan een positieve klantbeleving. Klanten, prospects, opdrachtgevers en toezichthouders zien certificering als een teken van betrouwbaarheid. Dit leidt tot klantloyaliteit, herhaalaankopen en positieve mond-tot-mondreclame. Na toetsing door de certificatie instelling geeft het ISO certificaat toegang tot internationale markten.

11. Ondersteuning van de verkoopafdeling.
De verkoopafdeling profiteert van het ISO-certificaat bij het overtuigen van (potentiële) klanten. Het certificaat beantwoordt veelgestelde vragen, versterkt het bedrijfsimago en ondersteunt internationale marketing- en verkoopactiviteiten.

12. Voordeel bij aanbestedingen.
Bij (overheids)aanbestedingen biedt het ISO-certificaat een belangrijk gunningsvoordeel. Het verhoogt de kans om geselecteerd te worden voor deelname aan het aanbestedingsproces.

ISO certificering advies of zelf doen?

ISO certificering is de bevestiging van de kenmerken van een organisatie en de levering van een certificaat na de externe beoordeling of audit van het kwaliteitsmanagementsysteem door een geaccrediteerd bureau. Dit certificaat is een bewijs van voldoen aan die vastgestelde eisen in een norm of standaard die wordt gebruikt als basis voor certificatie. De externe audit wordt uitgevoerd in overeenstemming met de hiervoor vastgestelde regels en eisen die als voorschrift zijn vastgelegd in procedures van de RvA.
ISO certificering met een norm als criterium en maatstaf wordt vaak uitgevoerd als kwalificatie van een product, dienst of proces. De auditor die de controle en verificatie van de eigenschappen kenmerken of status uitvoert is geautoriseerd door de certificatie-instelling. De auditor inspecteert en bepaald of de aspecten van de organisatie overeenkomen met de gevraagde kwaliteit.

Gaat u ISO certificering zelf invoeren of besteed u dit liever uit aan een adviseur en wat zijn de argumenten voor deze keuze?

• Hoeveel tijd heeft u zelf of uw organisatie om invulling te gaan geven aan de normeisen en kunt u dat zonder coaching of advies? Hoeveel geld heeft u ervoor over om een adviseur in te huren en hoe snel heeft u het ISO certificaat nodig?
• ISO certificering vraagt ook betrokkenheid van de directie, management en leidinggevenden bij het opzetten ook wanneer een adviseur het systeem voor u opzet, omdat we samen met de directie en management het beleid, doelstellingen en strategie gaan verwoorden. 
• Gaat u dit project uitbesteden dan vraagt dit de hulp van een ervaren deskundig adviseur die weet welke valkuilen te vermijden, hoe fouten te voorkomen en vooral tijdens dit project onnodige omwegen te vermijden.

Onze zeer tevreden klanten zijn gevestigd van Groningen tot Maastricht, van den Haag en Rotterdam tot Arnhem. Een aantal grotere opdrachtgevers is ook gevestigd in Belgie, Frankrijk en Spanje.