Interne Audits

De interne audit ISO 9001 is een periodiek onderzoek binnen het bedrijf naar een goede gedisciplineerde uitvoering van de werkwijzen en procedures en het voldoen aan de normeisen en binnen de organisatie systematisch werken conform wet- en regelgeving.

Een interne audit is een periodieke controle binnen de eigen organisatie naar het op de juiste manier functioneren van processen door een auditor in dienst van die organisatie zelf.

De basis voor de interne audit is een systematisch onderzoek naar een betrouwbare werking van het managementsysteem van de organisatie

Dit interne periodieke auditonderzoek op goede werking vindt minimaal jaarlijks plaats waarbij de planning van de audits alle procedures en werkzaamheden binnen de organisatie omvat binnen een tijdsverloop van drie jaar.

Een interne audit is een naast een controle en beoordeling van de goed werking ook een periodieke check en verificatie van de consistente betrouwbaarheid en deugdelijkheid van de uitvoeringsprocessen. Met dit systematische onderzoek kunnen tijdig risico's knelpunten en verbeterpunten in de werking van processen in de organisatie worden gesignaleerd, zodat afwijkingen en fouten kunnen worden voorkomen.

Wanneer tijdens de interne audit risico's bij de uitvoering worden geïdentificeerd zal de auditor daarop inzoomen, de oorzaken in kaart brengen en de resultaten vastleggen in de rapportage. In een volgende audit worden afwijkingen van de juiste werkwijze en opvolgingen van de bevindingen geanalyseerd en in de processen aangebrachte verbeteringen geanalyseerd en getest op goede borging.

De interne audit is de basis van onderzoek naar de doeltreffendheid van processen binnen de organisatie. Een intern auditor kijkt naar de opeenvolgende stappen in de organisatieprocessen en naar wat er goed en wat er minder goed gaat in de processen en werkwijzen.

Kennis management technieken

Een goede aanpak van het interne audit-onderzoek naar en het vaststellen van, betrouwbaar en efficiënt gedisciplineerd functioneren van de organisatie, vereist wel enige basiskennis van de ISO 9001 normeisen en van managementtechnieken. Een goede beheersing, sturing en motivatie van medewerkers van de organisatie die zelf de audit uitvoeren is essentieel én natuurlijk fundamentele kennis van gesprekstechniek. 

Vragen stellen tijdens interview

De interne audit ISO 9001 uitbesteden heeft het voordeel van een onafhankelijke en onbevooroordeelde kijk op de systemen en werkwijzen in uw organisatie. Deze onafhankelijke en onpartijdige controle is bij een onderzoek naar procesverbetering door een interne auditor die in dienst is van het bedrijf zelf en dus ook betrokken bij veel interne zaken, moeilijk te garanderen.
Een intern ISO 9001 auditor stelt tijdens het interne audit-onderzoek vragen naar conformiteit van processen met de normeisen, het voldoen aan een betrouwbare uitvoering en de realisatie van ontwikkeling en verbetering van processen, procedures en werkwijzen.  Deze interne audit ISO 9001 vragen worden vaak vooraf vastgelegd in checklists en vragenlijsten om de resultaten te verbeteren en de afhankelijkheid van de gevraagde basiskennis te verminderen

Interne audit uitbesteden

Een interne audit ISO 9001 uitbesteden is een onderzoek binnen de organisatie naar het op de juiste wijze voldoen aan werkwijzen en procedures door een extern adviesbureau.
De interne audit wordt op door de externe auditor op een systematische betrouwbare wijze en volgens vaste regels, uitgevoerd door binnen uw organisatie. De regels waaraan een goede uitvoering moet voldoen zijn vastgelegd als onderdeel van het managementsysteem van de organisatie.
Bij een goed uitgevoerde interne ISO 9001 audit levert het onderzoek signalering van risico's op mogelijke afwijkingen en incidenten.
Na de uitvoering van de interne ISO 9001 audit worden de bevindingen op een geschikte wijze gerapporteerd naar het management dat zorg draagt voor opvolging van de rapportage.
De interne audit ISO 9001 is in beginsel ingebed in, en een belangrijk onderdeel van, de werking van het managementsysteem. Een interne audit kan echter wel worden uitbesteed aan derden om geschikte betrouwbare resultaten op te leveren . Voordeel van uitbesteden van een interne ISO 9001 audit is de kennis en ervaring die een deskundig en ervaren adviseur in zijn onderzoek en bevindingen inbrengt in de organisatie.

Betrouwbaarheid activiteiten

De interne audit moet de betrouwbaarheid van de processen en werkwijzen van de organisatie aantonen en verbeteren. De betrouwbaarheid van de activiteiten processen werkwijzen van de operationele processen moeten klanten het vertrouwen geven dat het bedrijf zijn verplichtingen kan nakomen. Met een interne audit kun je controleren en toetsen of afgesproken werkwijzen worden nagekomen. Je probeert tijdens dit onderzoek via vragen en interviews met bewijzen inzichtelijk te maken dat de overeengekomen procedures worden opgevolgd. Tijdens het kijken naar de uitvoering van de productie en dienstverlening, maar ook bij bijvoorbeeld de processen van inkoop, verkoop en ontwikkeling wordt een evaluatie van de effectiviteit en efficiency en mogelijkheden tot verbetering en optimalisatie van betrouwbaarheid uitgevoerd.

Aantonen van conformiteit

De interne audit is een manier om de conformiteit met wet- en regelgeving te onderzoeken. Het voldoen aan wet- en regelgeving is vooral belangrijk om te zorgen dat u klanten betrouwbare producten en diensten levert en klachten of schade te voorkomen.

Belangrijke doelstellingen interne audits

1. Voorkom irritatie

Werknemers die bij interne ISO 9001 audits van het kwaliteitssysteem worden betrokken raken soms geïrriteerd omdat ze de vragen van collega's tijdens interviews zien als een negatieve beoordeling van hun eigen manier van werken en hun kennis van zaken. Bij het uitbesteden van interne ISO 9001 audits aan derden van buiten uw organisatie, in plaats van het eigen personeel, voorkomt u deze vervelende bijzaken.

2. Verbeter resultaten

Wanneer de eigen interne toetsing van het goed en betrouwbaar functioneren van het kwaliteitsmanagementsysteem van de organisatie geen resultaten oplevert is het verloren moeite en zal een goed geschreven rapportage niets extra opleveren. 
Uitbesteden van de interne audit voor ISO 9001 zal dan vaak de efficiency en effectiviteit verbeteren omdat daarmee specifiek wordt gekeken naar de betrouwbaarheid doelmatigheid kwaliteit en effectiviteit van de uitvoering van de processen in het ISO 9001 kwaliteitssysteem en hoe die mogelijk aangepast en verbeterd kunnen worden.
Wanneer de interne audit wordt uitgevoerd naar het op de goede manier functioneren van de processen levert dit meerwaarde op door signalering van verbetermogelijkheden en optimalisering van de organisatie.  De betere resultaten van de processen zijn ook het gevolg van een meer gerichte opvolging van de verbetermogelijkheden uit de interne audit door de bewaking van die acties en de uitkomsten daarvan door de uitbesteding van de interne audit aan een externe auditor.

3. Stellen tijdens interviews de juiste vragen

De kunst van het stellen van de juiste vragen wordt niet door iedereen even goed beheerst.
Bij uitbesteden van interne audits van ISO 9001 kwaliteitsmanagementsystemen stellen we in het vraaggesprek vaak open vragen over de juiste manier van uitvoeren van processen en werkwijzen, die meestal niet met één woord of zin te beantwoorden zijn. 

• Interne auditoren stellen door de voorkennis die zij bezitten tijdens interviews vaak suggestieve vragen omdat ze denken het antwoord al te weten
• Vraag niet naar naar de bekende weg, stel geen overbodige vragen alleen om maar vragen te hebben;
• Nodig uw gesprekspartner uit en verzoek om hulp bij het verkrijgen van inzicht in het betreffende proces;
• Een auditor moet altijd proberen om meer inlichtingen in te winnen over het te onderzoeken terrein dan hij verwacht te zullen krijgen! De kern van een goede manier van interviewen van auditees is niet vragen naar wat je te weten wilt komen maar.. wat weet ik nog niet?!
• Stel de te interviewen persoon geen bijzonder lastige vragen, verg van niemand het onmogelijke door zaken te vragen buiten zijn directe vakgebied. Probeer wel te weten te komen welke onderdelen van zijn werkproces volgens hem of haar beter zouden kunnen, wat zou het werken makkelijker maken?
• Interne auditoren krijgen vaak een lijst met vragen die gesteld moeten worden als hulpmiddel en waar na de notering van de antwoorden bij elk punt op de lijst een vinkje op deze controlelijst wordt gezet. Deze checklists of afvinklijsten hebben voor de interne ISO 9001 audit geen toegevoegde waarde omdat juist onverwachte zaken en nog onbekende informatie over het goed of minder goed functioneren van de organisatie en de werkwijzen, die gegevens en data opleveren waar u naar op zoek bent;
• Het stellen van de juiste vragen en goed luisteren naar antwoorden die worden gegeven, doorvragen tot er voldoende informatie is behoort tot de competenties van iedere externe auditor;

• Bij een uitbesteding van de interne ISO 9001 audit controleert een auditor tijdens een interview altijd of de input bij een specifiek proces voldoende inhoud heeft en tijdig en juist wordt aangereikt om een goede output te garanderen. Weet degene die de input ontvangt voldoende om bij lastige kwesties de goede oplossing te gaan gebruiken? 
• Een auditor van buiten de onderneming weet door de juiste vraagstelling tijdens vraaggesprekken binnen die organisatie met het management, de werknemers en eventueel ander beschikbaar personeel ook deze mensen tot nadenken aan te zetten over hun werkwijze;
• Bij het uitbesteden van interne ISO 9001 audits aan een externe partij, onafhankelijk van de eigen organisatie, verbeteren de resultaten door het stellen van de juiste vragen aan werknemers en leidinggevenden en door een professionele rapportage van de antwoorden tegen lagere kosten.

4. Lagere kosten

De kosten die worden besteedt aan interne audits worden voor de organisatie bij uitbesteding veel lager, deze investering in de uitgaven voor interne audits bestaan uit de indirecte kosten voor de tijdsbesteding aan voorbereiding en uitvoering van het onderzoek.
Deze kosten worden gemaakt door uw medewerkers, leidinggevenden en medewerkers in tijd en geld die niet aan projecten producten, diensten kan worden besteed.
Deze kosten zijn bij uitbesteding aan derden van buiten de organisatie veel lager.
De uitgaven aan kosten van  interne audits voor de normen ISO-9001, ISO-27001, ISO-14001 en 45001 leveren vaak verbeteringen in de bedrijfsvoering op.

Resultaten interne audits

De interne audit voor ISO 9001 levert verschillende resultaten op:

• Een review en beoordeling van de resultaten en uitkomsten van de gestelde doelen van de organisatie;
• Een analyse en rapportage van mogelijke problemen en risico’s in processen zodat mogelijke afwijkingen fouten en gebreken geen calamiteiten of incidenten zullen doen ontstaan;
• Een interne audit staat centraal binnen de PDCA-cirkel van de ISO 9001 norm voor kwaliteitsmanagementsystemen en de uitvoering levert als onderzoek-resultaten signalen op voor de leidinggevenden en het topmanagement voor verbetering, beheersing en aansturing van de eigen organisatie;
• Kijk naar eerdere auditbevindingen om inzicht te krijgen in de processen, de discipline in de opvolging te controleren en verifiëren en de bereikte resultaten te onderzoeken en te analyseren.
• Evalueer en toets de bereikte resultaten en probeer de effectiviteit van het systeem van opvolging te testen;
• Kijk naar eerdere auditbevindingen om inzicht te krijgen in de processen, de discipline in de opvolging te controleren en verifiëren en de bereikte resultaten te onderzoeken en te analyseren. Evalueer de resultaten en probeer de effectiviteit van het systeem van opvolging te testen;
• Tenslotte is het belangrijk om bij alle bevindingen na te gaan of het bereikte resultaat is geborgd.

De onderzoeksresultaten van deze interne audit-toetsing en het verzamelen van informatie zijn basiselementen voor de verbeteringsanalyse en management-review / directiebeoordeling

Interne audits managementsystemen uitbesteden en opvolging

Bij uitbesteding kan de "intern" auditor van ISOMANAGEMENT de interne audit voor de ISO 9001 norm professioneel en op een praktische manier uitvoeren. Bij uitbesteding van de interne audit zorgen we bovendien, indien gewenst, voor de nodige aanpassingen in de procedures zodat u daarna gereed bent voor de ISO-certificatie. Uitbesteding van de interne audits aan ISOMANAGEMENT voorkomt  ergernis en frustraties bij uw werknemers, levert betere resultaten door het stellen van de juiste vragen, u ontvangt een professioneel rapport met aanbevelingen én het kost u en uw werknemers veel minder tijd.
ISOMANAGEMENT verzorgt interne audits voor onder andere de volgende managementsystemen:

• ISO 9001 de meest bekende kwaliteitsmanagementsysteem norm voor verbetering van kwaliteit betrouwbaarheid en deugdelijkheid van producten en diensten van organisaties;
• ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27001 managementsysteem garandeert veiligheid voor alle soorten interne digitale informatie en de veiligheid en integriteit van gegevens.
• ISO 14001, de norm voor managementsystemen die zich richten op het verbeteren van prestaties binnen de onderneming op het gebied van milieu en duurzaamheid
• ISO 45001, de norm voor managementsystemen voor ARBO en optimaliseren van veilig en gezond werken binnen bedrijven.

Onderzoek naar verbetering processen in de organisatie

De interne audit is ook en voor een belangrijk deel, een onderzoek naar verbetermogelijkheden van het managementsysteem en de processen van de organisatie. Onderzoek naar verbetering herstel of correctie van de processen in de organisatie is de kern van managementsystemen.
Deze mogelijkheden voor verbetering fine-tuning en optimalisatie van de processen die worden gevonden bij een audit  zijn de start voor nieuwe doelstellingen voor de organisatie

Prijsindicatie kosten interne audits uitbesteden / informatie / offerte uitbesteden?

Een prijsindicatie van de kosten of een offerte voor het uitbesteden van interne audits kunt u hieronder aanvragen. U ontvangt binnen enkele uren onze reactie.

 Informatie of offerte kosten interne audit uitbesteden aan ISOMANAGEMENT

Bericht van een klant:

Hi Annelies,

Vorige week de externe ISO audit gehad.

We kregen bij de mondelinge uitleg te horen dat hij niets dan lof had voor hoe we  het doen. Na het lezen van jouw intern audit rapport zei hij: ‘ik kan zien dat ze daar weten waar ze mee bezig zijn en weten waar ze het over hebben’.

Dat wilde ik je mee geven op deze mooie maandag morgen.
Als je geïnteresseerd bent, in de bijlage het verslag.... 

Info aanvragen audits uitbesteden