Interne Audits

Interne audits ISO 9001 uitbesteden ?

Een interne audit is een onderzoek naar het goed en betrouwbaar functioneren van afgesproken processen binnen de organisatie. Een interne audit is een onderzoek dat wordt uitgevoerd door mensen die werkzaam zijn binnen de eigen organisatie.  De interne auditor onderzoekt via het stellen van vragen tijdens interviews en een verificatie van de antwoorden middels beschikbare registraties en documentatie.
Deze audit is een onderzoek naar mogelijke verbeteringen binnen de organisatie, en naar de voortgang van eerder ingezette verbeteringsprojecten. De interne audit wordt periodiek uitgevoerd en resulteert in bevindingen die worden vastgelegd in een auditrapportage. 

Met de interne audit kunnen tijdig risico's knelpunten en verbeterpunten in de werking van processen in de organisatie worden gesignaleerd, zodat afwijkingen en fouten kunnen worden voorkomen.

Wanneer tijdens de interne audit risico's bij de uitvoering worden geïdentificeerd zal de auditor daarop inzoomen, de oorzaken in kaart brengen en de resultaten vastleggen in de rapportage. In een volgende audit worden afwijkingen van de juiste werkwijze en opvolgingen van de bevindingen geanalyseerd en in de processen aangebrachte verbeteringen geanalyseerd en getest op goede borging.

Kennis management technieken

Een goede aanpak van het interne audit-onderzoek naar en het vaststellen van, betrouwbaar en efficiënt gedisciplineerd functioneren van de organisatie, vereist wel enige basiskennis van de ISO 9001 normeisen en van managementtechnieken. Een goede beheersing, sturing en motivatie van medewerkers van de organisatie die zelf de audit uitvoeren is essentieel én natuurlijk fundamentele kennis van gesprekstechniek. 

Interne audit uitbesteden

Een interne audit ISO 9001 uitbesteden is een onderzoek binnen de organisatie naar het op de juiste wijze voldoen aan werkwijzen en procedures door een extern adviesbureau.
De interne audit wordt op door de externe auditor op een systematische betrouwbare wijze en volgens vaste regels, uitgevoerd door binnen uw organisatie. De regels waaraan een goede uitvoering moet voldoen zijn vastgelegd als onderdeel van het managementsysteem van de organisatie.
Bij een goed uitgevoerde interne ISO 9001 audit levert het onderzoek signalering van risico's op mogelijke afwijkingen en incidenten.
Na de uitvoering van de interne ISO 9001 audit worden de bevindingen op een geschikte wijze gerapporteerd naar het management dat zorg draagt voor opvolging van de rapportage.
De interne audit ISO 9001 is in beginsel ingebed in, en een belangrijk onderdeel van, de werking van het managementsysteem. Een interne audit kan echter wel worden uitbesteed aan derden om geschikte betrouwbare resultaten op te leveren . Voordeel van uitbesteden van een interne ISO 9001 audit is de kennis en ervaring die een deskundig en ervaren adviseur in zijn onderzoek en bevindingen inbrengt in de organisatie.

Betrouwbaarheid activiteiten

De interne audit moet de betrouwbaarheid van de processen en werkwijzen van de organisatie aantonen en verbeteren. De betrouwbaarheid van de activiteiten processen werkwijzen van de operationele processen moeten klanten het vertrouwen geven dat het bedrijf zijn verplichtingen kan nakomen. Met een interne audit kun je controleren en toetsen of afgesproken werkwijzen worden nagekomen. Je probeert tijdens dit onderzoek via vragen en interviews met bewijzen inzichtelijk te maken dat de overeengekomen procedures worden opgevolgd. Tijdens het kijken naar de uitvoering van de productie en dienstverlening, maar ook bij bijvoorbeeld de processen van inkoop, verkoop en ontwikkeling wordt een evaluatie van de effectiviteit en efficiency en mogelijkheden tot verbetering en optimalisatie van betrouwbaarheid uitgevoerd.

Belangrijke doelstellingen interne audits

1. Voorkom irritatie

Werknemers die bij interne ISO 9001 audits van het kwaliteitssysteem worden betrokken raken soms geïrriteerd omdat ze de vragen van collega's tijdens interviews zien als een negatieve beoordeling van hun eigen manier van werken en hun kennis van zaken. Bij het uitbesteden van interne ISO 9001 audits aan derden van buiten uw organisatie, in plaats van het eigen personeel, voorkomt u deze vervelende bijzaken.

2. Verbeter resultaten

Wanneer de eigen interne toetsing van het goed en betrouwbaar functioneren van het kwaliteitsmanagementsysteem van de organisatie geen resultaten oplevert is het verloren moeite en zal een goed geschreven rapportage niets extra opleveren. 
Uitbesteden van de interne audit voor ISO 9001 zal dan vaak de efficiency en effectiviteit verbeteren omdat daarmee specifiek wordt gekeken naar de betrouwbaarheid doelmatigheid kwaliteit en effectiviteit van de uitvoering van de processen in het ISO 9001 kwaliteitssysteem en hoe die mogelijk aangepast en verbeterd kunnen worden.
Wanneer de interne audit wordt uitgevoerd naar het op de goede manier functioneren van de processen levert dit meerwaarde op door signalering van verbetermogelijkheden en optimalisering van de organisatie.  De betere resultaten van de processen zijn ook het gevolg van een meer gerichte opvolging van de verbetermogelijkheden uit de interne audit door de bewaking van die acties en de uitkomsten daarvan door de uitbesteding van de interne audit aan een externe auditor.

3. Stellen tijdens interviews de juiste vragen

De kunst van het stellen van de juiste vragen wordt niet door iedereen even goed beheerst.
Bij uitbesteden van interne audits van ISO 9001 kwaliteitsmanagementsystemen stellen we in het vraaggesprek vaak open vragen over de juiste manier van uitvoeren van processen en werkwijzen, die meestal niet met één woord of zin te beantwoorden zijn. 

  • Interne auditoren stellen door de voorkennis die zij bezitten tijdens interviews vaak suggestieve vragen omdat ze denken het antwoord al te weten
  • Vraag niet naar naar de bekende weg, stel geen overbodige vragen alleen om maar vragen te hebben;
  • Nodig uw gesprekspartner uit en verzoek om hulp bij het verkrijgen van inzicht in het betreffende proces;
  • Een auditor moet altijd proberen om meer inlichtingen in te winnen over het te onderzoeken terrein dan hij verwacht te zullen krijgen! De kern van een goede manier van interviewen van auditees is niet vragen naar wat je te weten wilt komen maar.. wat weet ik nog niet?!
  • Stel de te interviewen persoon geen bijzonder lastige vragen, verg van niemand het onmogelijke door zaken te vragen buiten zijn directe vakgebied. Probeer wel te weten te komen welke onderdelen van zijn werkproces volgens hem of haar beter zouden kunnen, wat zou het werken makkelijker maken?
  • Interne auditoren krijgen vaak een lijst met vragen die gesteld moeten worden als hulpmiddel en waar na de notering van de antwoorden bij elk punt op de lijst een vinkje op deze controlelijst wordt gezet. Deze checklists of afvinklijsten hebben voor de interne ISO 9001 audit geen toegevoegde waarde omdat juist onverwachte zaken en nog onbekende informatie over het goed of minder goed functioneren van de organisatie en de werkwijzen, die gegevens en data opleveren waar u naar op zoek bent;
  • Het stellen van de juiste vragen en goed luisteren naar antwoorden die worden gegeven, doorvragen tot er voldoende informatie is behoort tot de competenties van iedere externe auditor;
  • Bij een uitbesteding van de interne ISO 9001 audit controleert een auditor tijdens een interview altijd of de input bij een specifiek proces voldoende inhoud heeft en tijdig en juist wordt aangereikt om een goede output te garanderen. Weet degene die de input ontvangt voldoende om bij lastige kwesties de goede oplossing te gaan gebruiken? 
  • Een auditor van buiten de onderneming weet door de juiste vraagstelling tijdens vraaggesprekken binnen die organisatie met het management, de werknemers en eventueel ander beschikbaar personeel ook deze mensen tot nadenken aan te zetten over hun werkwijze;
  • Bij het uitbesteden van interne ISO 9001 audits aan een externe partij, onafhankelijk van de eigen organisatie, verbeteren de resultaten door het stellen van de juiste vragen aan werknemers en leidinggevenden en door een professionele rapportage van de antwoorden tegen lagere kosten.

4. Lagere kosten

De kosten die worden besteedt aan interne audits worden voor de organisatie bij uitbesteding veel lager, deze investering in de uitgaven voor interne audits bestaan uit de indirecte kosten voor de tijdsbesteding aan voorbereiding en uitvoering van het onderzoek.
Deze kosten worden gemaakt door uw medewerkers, leidinggevenden en medewerkers in tijd en geld die niet aan projecten producten, diensten kan worden besteed.
Deze kosten zijn bij uitbesteding aan derden van buiten de organisatie veel lager.
De uitgaven aan kosten van  interne audits voor de normen ISO-9001, ISO-27001, ISO-14001 en 45001 leveren vaak verbeteringen in de bedrijfsvoering op.

Resultaten interne audits

De interne audit voor ISO 9001 levert verschillende resultaten op:

  • Een review en beoordeling van de resultaten en uitkomsten van de gestelde doelen van de organisatie;
  • Een analyse en rapportage van mogelijke problemen en risico’s in processen zodat mogelijke afwijkingen fouten en gebreken geen calamiteiten of incidenten zullen doen ontstaan;
  • Een interne audit staat centraal binnen de PDCA-cirkel van de ISO 9001 norm voor kwaliteitsmanagementsystemen en de uitvoering levert als onderzoek-resultaten signalen op voor de leidinggevenden en het topmanagement voor verbetering, beheersing en aansturing van de eigen organisatie;
  • Kijk naar eerdere auditbevindingen om inzicht te krijgen in de processen, de discipline in de opvolging te controleren en verifiëren en de bereikte resultaten te onderzoeken en te analyseren.
  • Evalueer en toets de bereikte resultaten en probeer de effectiviteit van het systeem van opvolging te testen;
  • Kijk naar eerdere auditbevindingen om inzicht te krijgen in de processen, de discipline in de opvolging te controleren en verifiëren en de bereikte resultaten te onderzoeken en te analyseren. Evalueer de resultaten en probeer de effectiviteit van het systeem van opvolging te testen;
  • Tenslotte is het belangrijk om bij alle bevindingen na te gaan of het bereikte resultaat is geborgd.

De onderzoeksresultaten van deze interne audit-toetsing en het verzamelen van informatie zijn basiselementen voor de verbeteringsanalyse en management-review / directiebeoordeling

Prijsindicatie kosten interne audits uitbesteden / informatie / offerte uitbesteden?

Een prijsindicatie van de kosten of een offerte voor het uitbesteden van interne audits kunt u hieronder aanvragen. U ontvangt binnen enkele uren onze reactie.


 Informatie of offerte kosten interne audit uitbesteden aan ISOMANAGEMENT


Bericht van een klant:

Hi Annelies,

Vorige week de externe ISO audit gehad.

We kregen bij de mondelinge uitleg te horen dat hij niets dan lof had voor hoe we  het doen. Na het lezen van jouw intern audit rapport zei hij: ‘ik kan zien dat ze daar weten waar ze mee bezig zijn en weten waar ze het over hebben’.

Dat wilde ik je mee geven op deze mooie maandag morgen.
Als je geïnteresseerd bent, in de bijlage het verslag.... 


Info aanvragen audits uitbesteden